Select Page

harikehari.id – Bekerja sama di dalam organisasi atau kelompok baik lingkungan perusahaan atau lingkungan kecil di masyarakat sering dilakukan diskusi. Biasanya melibatkan lebih dari 1 orang, interaksi ini sering disebut sebagai rapat. Istilah rapat cukup populer tapi istilah meeting lebih popular dan sering digunakan. Meeting adalah bahasa inggris yang artinya pertemuan, sama halnya dengan rapat.

 

Agenda meeting sangat beragam, diantaranya antara lain :

  • Mendiskusikan suatu masalah, informasi dan sebagainya
  • Pencarian solusi dari berbagai cara
  • Menginformasikan suatu hal (barang, jasa atau sebagainya)
  • Dan lain sebagainya

Sudah pasti semua agenda meeting agar tercipta tujuan bahwa semua peserta meeting mengerti atau bahkan dapat memberikan kontribusi dalam kegiatan tersebut.

 

Namun yang sering kita alami adalah meeting terlalu lama dari pagi sampai sore, apakah anda sering mengalami ini? Atau pembahasan meeting hanya berputar-putar saja tanpa ada ujungnya, hal ini pun sering terjadi bukan?

 

Anda sebagai fasilitator atau hanya sekedar peserta meeting tersebut perlu melakukan persiapan. Ini persiapan yang dapat dilakukan.

 

PERSIAPAN SEBELUM MEETING

  1. Periksa kembali dan pastikan jadwal meeting agar sesuai dan tidak bersamaan dengan agenda lain. Hal ini dilakukan untuk memastikan agar anda dapat hadir sesuai waktu yang ditentukan.
  2. Pahami maksud dan agenda meeting tersebut, jika belum mengerti dapat ditanyakan kepada pengundang. Hal ini agar anda terhindar dari situasi bahwa seharusnya bukan anda yang hadir dalam meeting tersebut.
  3. Ingat selalu siapa pengundang meeting, selain berkaitan dengan poin 2 di atas dapat pula membantu saat anda mencari ruang meeting dan siapa yang bertanggungjawab terhadap meeting tersebut. Seringkali diposisikan sebagai tamu dalam lingkungan asing yang tidak anda ketahui sebelumnya.
  4. Persiapkan materi yang anda ketahui, biasanya namun tidak selalu pada undangan meeting sudah disebutkan agenda kegiatan.
  5. Jika anda sebagai fasilitator, pengundang atau yang menjadi bagian balasan suatu diskusi sudah pasti harus persiapkan materi pemaparan, data dan kelengkapan informasi agar peserta lain lebih nyaman saat berdiskusi. Dalam konteks ini pemaparan bisa anda gunakan slide power point, excel sheet atau media lainnya.

Persiapan sebelum meeting sudah cukup, seharusnya sudah lebih confidence untuk hadir.

 

PERSIAPAN SAAT MEETING BERLANGSUNG

  1. Persiapkan minuman atau cukup air mineral agar lebih nyaman. Ini sangat penting karena dalam situasi berdiskusi sering mengalami gangguan tenggorokan seperti batuk, dapat dihindari dengan meminum air putih.
  2. Berupayalah untuk tidak memotong pembicaraan peserta lain. Hal ini menghindari penjelasan dari lawan bicara yang belum selesai dan informasi yang diterima belum sempurna.
  3. Disiplin terhadap agenda dan waktu yang ditentukan. Ini ditentukan oleh fasilitator, supaya semua agenda dibahas keseluruhan. Fasilitator harus berani dan mengerti kapan harus memuali dan menutup setiap agenda.
  4. Fokus terhadap topik pembahasan, ini biasanya sering diabaikan dan menjadikan meeting tidak efektif. Bercanda sekali-sekali boleh saja, namun tidak perlu berlebihan juga karena selain waktu terbuang energi pun akan berkurang.
  5. Catat daftar hadir beserta alamat email dan nomor telepon, bagian ini sebagai antisipasi jika suatu saat perlu penjelasan lebih lanjut akan memudahkan berkoordinasi. Biasanya koordinasi akan berlanjut kepada setiap peserta meeting dan kontak yang tercatat akan sangat membantu.
  6. Rekam atau catat pemaparan selama diskusi. Bagian ini untuk menghindari perbedaan informasi saat meeting dengan informasi diluar/setelah meeting.
  7. Buatlah kesepakatan. Kesepakatan ini perlu dicatat dan disetujui semua peserta meeting, jika perlu hasil kesepakatan dipaparkan dalam selembar kertas dan ditandatangani.

 

 

Dari keseluruhan penjelasan di atas bahwa tujuan meeting adalah menghasilkan kesepakatan. Pastikan dan upayakan setiap meeting yang anda hadiri menghasilkan suatu kesepakatan atau informasi rujukan.

 

ESENSI RAPAT ATAU MEETING UNTUK MERUMUSKAN DAN MENCAPAI MUFAKAT

 

Apakah penting kesepakatan? Untuk apa pula informasi rujukan? Iya sangat penting dihasilkannya kesepakatan atau informasi rujukan karena sesuai dengan istilah populer yang sering anda dengar yaitu “musyawarah untuk mencapai mufakat”.

 

Mulai dari sekarang anda sudah mengetahui bagaimana cara menjadikan suatu kegiatan meeting lebih efektif, tentu saja kerugian waktu dan energi bisa dihindari. Secara tidak langsung stress dan jenuh saat menghadiri meeting akan pergi jauh dari benak anda sendiri. Dengan persiapan yang baik akan menjadikan anda sebagai orang yang percaya diri dan dapat mempersembahkan yang terbaik di hadapan peserta lain.

 

ISTILAH POPULER, WAKTU ADALAH UANG

 

Bagikan informasi ini untuk teman dan kerabat agar dapat bermanfaat kepada lebih banyak orang, lalu silakan ceritakan pengalaman anda berkaitan dengan meeting di kolom komentar.

 

SEISMIL harikehari.id